miércoles, 2 de febrero de 2011

Requisitos legales del sistema contable e información financiera

La ley mexicana establece el principio general de que todos los comerciantes deben llevar libros:”cuenta y razón pormenorizada de todas sus operaciones y en tres libros cuando menos”.

De acuerdo con las disposiciones legales vigentes en el artículo 33 del Código de Comercio, se establece que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio, pero en todo caso deberá satisfacer los siguientes requisitos mínimos:
1.- Permitirá identificar las operaciones individuales  y sus características, así como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas.
2.- Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa.
3.- Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio.
4.- Permitirá conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales.
5.- Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, para asegurar la corrección del registro contable y la corrección de las cifras resultantes.

Esto ha permitido que la contabilidad moderna pueda llevarse en computadoras y los registros sean grabados en disquetes, de los cuales puedan obtenerse hojas impresas que después de imprimirse deberán llevarse a encuadernar, empastar y foliar como lo establecen los artículos 34 y subsiguientes.

El derecho positivo mercantil determina cuál sistema contable debe seguirse y deja a los particulares elegir el que más les convenga. Se deben llevar por lo menos tres libros: el libro de inventarios y balances, el libro diario y el libro mayor, aparte de los que corresponden llevar a las sociedades, y conforme al Código de Comercio, ya con arreglo a la Ley General de Sociedades Mercantiles y demás leyes especiales aplicables; como ocurre con los libros de actas en las sociedades, para las asambleas o para los consejos de administración, o como sucede en las sociedades de responsabilidad limitada con los libros de registro de socios. Es importante señalar que sólo se aluden los libros que exige el derecho mercantil, sin que haya por qué aludir aquí los libros que establecen las leyes de carácter tributario, como los talonarios de facturas, ventas al por mayor, ingresos y egresos, etc.

Es potestativo para los comerciantes limitarse a llevar sólo los libros o registros establecidos por la ley o llevar otros; ya sea cuando así les conviniere o cuando lo sugiere la naturaleza del giro comercial, la importancia del establecimiento o la mera técnica contable; es en efecto muy frecuente que los comerciantes lleven varios libros adicionales que se designan con el nombre genérico de libros auxiliares y que pueden complementarse con tarjetas, sistemas cárdex y otros documentos; los libros pueden ser manejados personalmente por el comerciante, o bien éste puede encomendar a terceros para que los lleve.

Libros de inventarios y balances.- Contiene una lista de los bienes activos y los valores del comerciante; otra de los créditos y una más para sacar las diferencias entre pasivo y activo, el saldo.

Balance.- Resumen de las operaciones efectuadas por el comerciante en determinado periodo, de activos y pasivos, para conocer el saldo deudor o acreedor.

Libro Diario.- Registra cronológicamente las operaciones de los comerciantes. Es la historia de las operaciones.

Libros auxiliares.- Libros adicionales de contabilidad de acuerdo al giro comercial.

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