Varias son las obligaciones y se distinguen algunas que por modo concreto o particular establecen las leyes mercantiles en orden a ciertos comerciantes individuales o colectivos y tratándose además de determinadas actividades del comercio.
a) Inscripción en el Registro Público de Comercio.
b) Publicación de la calidad mercantil.
c) Llevar cuenta y razón pormenorizada de las operaciones.
d) Conservar la contabilidad mediante la conservación de los libros respectivos.
e) Llevar y conservar la correspondencia mercantil.
f) Formar parte de las cámaras de comercio.
a).- Inscripción en el Registro Público de Comercio.- El comerciante individual tiene la obligación potestativa, de inscribirse en el Registro Público de Comercio, en razón de que la calidad comercial en el sujeto no deriva de la matricula, sino de las circunstancias expuestas en la fracción I del artículo 3º del Código de Comercio.
En el caso de las sociedades, está más que justificada la inscripción, debido a que tratándose de entes colectivos que realizan la actividad comercial, el público en general y especialmente los que con dichos organismos contratan, necesitan estar protegidos, conocer los antecedentes, solvencia, responsabilidad, domicilio, duración, personas usuarias de la firma social, monto de integración del capital, etc.
b).- Publicación de la calidad mercantil.- De conformidad con el artículo 17 del Código de Comercio, los comerciantes están obligados a participar en la apertura de su establecimiento o despacho mediante una circular dirigida al domicilio de comerciante y a los comerciantes de los lugares donde vayan a establecerse sucursales, agencias o corresponsales, dicha circular debe contener el nombre de establecimiento, la ubicación del mismo y la determinación de giro comercial; si se han designado administradores o representante y en su caso los nombres, con indicación de las facultades conferidas para firmar por el comerciante u obligarlo; y tratándose de sociedades mercantiles, la circular deberá contener además, la expresión de quien o quienes sean los administradores y señalar las personas que hayan de tener la firma social.
La obligación de anunciar la calidad mercantil se extiende a dirigir circulares en las mismas condiciones, cuando variare cualquiera de las circunstancias enunciadas; y finalmente, las circulares se publicarán en el Diario Oficial de la Federación y en su defecto en algún otro del o de los lugares en que haya de ejercerse el comercio; la publicación deberá llevarse a cabo en los casos de liquidación del negocio o clausura del establecimiento comercial.
c) Llevar cuenta y razón pormenorizada de las operaciones.- Entre las más importantes obligaciones de todo comerciante, se cuenta la que atañe a la contabilidad. Esta materia es regulada por los artículos 33 al 46 del Código de Comercio, viene desde luego la utilidad de permitir al comerciante la constatación de sus operaciones y su comprobación, así como la posibilidad inmediata de establecer el saldo de cada cuenta en un momento dado; en otro sentido, también constituye una garantía para los terceros que contraten con el comerciante, debido a que la contabilidad perjudica a éste; esto es, al comerciante en el sentido de que de ella puede prevalerse cualquiera persona que tenga interés, incluso por el procedimiento de ofrecerla como prueba en juicio. En lo que atañe finalmente al Estado, la contabilidad del comerciante le permite determinar su tributación a las cargas públicas.
d) Conservar la contabilidad mediante la conservación de los libros respectivos.- La ley mexicana establece el principio general de que todos los comerciantes deben llevar libros: “cuenta y razón pormenorizada de todas sus operaciones y en tres libros cuando menos”.
De acuerdo con las disposiciones legales vigentes en el artículo 33 del Código de Comercio, se establece que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio, pero en todo caso deberá satisfacer los siguientes requisitos mínimos:
1.- Permitirá identificar las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas.
2.- Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa.
3.- Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio.
4.- Permitirá conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales.
5.- Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, para asegurar la corrección del registro contable y la corrección de las cifras resultantes.
e) Llevar y conservar al correspondencia mercantil.- Por mandamiento de los artículos 47 al 50 del Código de Comercio, incumbe a los comerciantes la obligación de conservar y ordenar la correspondencia (todas las cartas y telegramas que reciban) relacionada a su negocio o giro anotando al dorso de cada uno de ellos, la fecha respectiva y en la que hubieren sido contestadas o la expresión de no haberse hecho esto último.
Los preceptos aludidos imponen también la obligación a comerciante de trasladar a un libro apropiado, ya sea manualmente ya por algún medio mecánico, las cartas que él emita, esta encuadernación debe hacerse cronológicamente y de manera que la correspondencia aparezca con claridad para que en cualquier momento pueda reconstruirse la historia de los negocios a través de la correspondencia, hasta donde ésta lo permita en sentido lógico.
El artículo 50 del código en cita consigna la garantía del secreto de la correspondencia comercial, a semejanza de lo que ocurre con el secreto de la contabilidad; determina que sólo a instancia de parte legítima, aunque en algunos casos también de oficio, se deben presentar en juicio las cartas del comerciante que tengan relación con el asunto materia de la controversia, así como las cartas que se hayan escrito los litigantes, a condición de que la parte que ofreciere la prueba, determine con precisión y de antemano la parte de a correspondencia que verse sobre la probanza.
f) Formar parte de las Cámaras de Comercio.- Regulada por una ley especial que se llama de Cámaras de Comercio e Industria, existe la recomendación para los comerciantes de formar parte de una institución de esa categoría.
Las Cámaras de Comercio e Industria se definen como instituciones autónomas y de carácter público al mismo tiempo, con personalidad jurídica, integradas por comerciantes e industriales residentes en la República y con objeto de representar los intereses mercantiles del comercio y la industria de su jurisdicción, de fomentar el desarrollo del comercio y la industria nacional, de coadyuvar a al defensa de los intereses particulares de sus asociados sin más limitaciones que los señalados en la Ley de Cámaras de Comercio y de Industria y prestarles los servicios a que tengan derecho conforme a los estatutos respectivos, de ser órganos de colaboración del Estado para la satisfacción de las necesidades relacionadas con el comercio y la industria nacionales y con todos los demás fines que señalan la propia ley mencionada, los estatutos de cada cámara y la naturaleza propia de cada institución.
